Zum ersten Mal im Homeoffice? So klappt’s mit dem Videochat
Haben Sie Ihren Esszimmertisch auch schon in einen Schreibtisch umgewandelt?
Für viele Unternehmen ist Homeoffice die Rettung in dieser unsicheren Zeit. Mittlerweile gibt es auch so einige Chat-Programme mit denen man Videokonferenzen ganz einfach von zu Hause aus führen kann. Ob Kundengespräch oder Team-Meeting – mit heutigen Diensten wie Skype, Microsoft Teams oder Zoom können Kollegen reibungslos auf digitaler Ebene kommunizieren und weiterarbeiten. Allerdings gibt es ein paar Fehler, die man doch lieber vermeiden sollte. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, wie Sie bei der nächsten Präsentation per Videochat punkten können und Fettnäpfchen vermeiden.
Gute Vorbereitung ist alles
Videokonferenzen stehen im Homeoffice an der Tagesordnung – vergessen Sie allerdings bloß nicht die Zeitverschiebung, falls Sie Ihren Kollegen in bsp. den USA den neuesten Quartalsreport präsentieren wollten.
Falls Sie mit Ihrem privaten Account angemeldet sind, sollten Sie auch unbedingt sicherstellen, dass Ihre Privatsphären-Einstellungen angepasst sind. Um Missverständnisse zu vermeiden, machen Sie vor dem Gespräch aus, wer den anderen anruft und was bei Problemen mit der Internetverbindung gemacht wird. Es lohnt sich auch sicherheitshalber die Telefonnummern auszutauschen, damit es auch reibungslos klappt und Sie zur Not einen Plan B parat haben.
Verraten Sie mit Ihrem Profil mehr als sie wollen?
Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig Ihr digitales Auftreten ist. Das bedeutet, dass sowohl Profilname als auch das Profilbild an einen professionellen Kontext angepasst werden sollten. Bilder aus dem letzten Urlaub sind genauso unpassend, wie ein scherzhaft gemeinter Spitzname. Denn seien wir mal ehrlich: Kein Chef wird Sie ernst nehmen, wenn Ihr Kontaktname Sexy_Hilde_69 ist. Ihre Kollegen mögen dies vielleicht witzig finden, für Videokonferenzen, sollten Sie Ihr Auftreten online überdenken. Im Zweifelsfall können Sie auch einfach ein Konto speziell für Ihre professionellen Kontakte erstellen. Wie auch immer Sie sich entscheiden, es ist wichtig, dass Ihr Profil perfekt ist, bevor Sie Ihre Kontaktdaten weitergeben. Vermeiden Sie auch einen weitverbreiteten Fehler: Ihr Status darf nicht auf „Beschäftigt“ (engl. „Do Not Disturb“) stehen, denn dann kann Sie niemand anrufen.
Hapert es mit der Technik?
Um sich während des Meetings keine Sorgen über die Technik zu machen, sollte diese vor dem Gespräch getestet werden. Sie sollen eine Präsentation im Team-Meeting vortragen oder Ihren Screen teilen? Ein Übungsanruf mit einem Freund hilft sicherzugehen, dass alles funktioniert und gibt Ihnen etwas Übung in der ungewohnten Situation. Auch wenn es vielleicht nicht unbedingt der High-Fashion entspricht, für optimale Tonqualität und um Echos zu verhindern, ist ein Headset unbedingt zu empfehlen. Neben dem Klang ist für ein optimales Gespräch die Beleuchtung enorm wichtig. Natürliches Licht ist hier ganz klar der Favorit, um möglichst deutlich gesehen zu werden. Allerdings sollte das Licht weder direkt von oben, noch von hinten kommen, da das Gesicht entweder von Schatten überzogen oder gar nicht erst erkennbar ist.
Um Verbindungsprobleme auszuschließen, sollte entweder ein Laptop oder ein PC verwendet werden und dieser sollte direkt mit einem LAN-Kabel mit dem Router verbunden werden. Zusätzlich sollten Updates, Streams und sonstige Downloads pausiert werden, damit die Internet-Bandbreite ausschließlich vom Videodienst genutzt werden kann. Netflix merkt sich, bis wohin Sie geguckt haben – nach dem Interview können Sie also ganz beruhigt den Stream ohne Verluste neu aufrufen.
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Oben Hemd – unten Shorts?
Professionelles Auftreten ist beim Kundengespräch unentbehrlich. Das spiegelt sich auch in der Kleidung wider. Besonders gilt dies selbstverständlich für den Teil des Körpers, der im Bildausschnitt zu sehen ist. Auch wenn es schwerfällt, versuchen Sie bei dem Gespräch möglichst langsam zu sprechen, sodass das Gegenüber auch bei Verbindungsschwankungen alles mitbekommt. Sollten Sie einmal etwas nicht verstehen, fragen Sie lieber immer nach und versuchen Sie nicht zu erraten, was gesagt wurde.
Neben dem Ton können auch Schwankungen in der Datenübertragung das Bild beeinträchtigen. Aus diesem Grund sollten Sie auf wildes Gestikulieren verzichten. Tipps: Wenn Ihnen das schwerfällt, hilft es sich auf die Hände zu setzen. Versuchen Sie während des Gesprächs nach Möglichkeit in die Kamera und nicht auf den Bildschirm zu schauen. So wirkt es, als ob Sie dem Gegenüber in die Augen schauen und nicht abgelenkt sind.
Haustiere & Co
Wenn Sie bis jetzt alle Tipps befolgt haben, stehen die Chancen auf eine erfolgreiche Zeit im Homeoffice nicht schlecht. Bei all der Vorbereitung vergessen Sie aber bitte eines nicht: Ihren Zimmerhintergrund. Wäschekörbe, Bandposter und Essensreste sind absolut fehl am Platz und auch im Hintergrund vorbeilaufende Familienmitglieder oder Mitbewohner kommen nicht wirklich gut an. Informieren Sie alle potenziellen Störenfriede rechtzeitig über Ihr Meeting per Videochat, damit Ihr guter Freund Frank, der sich nur nackt wohlfühlt, nicht einen ungewollten Auftritt in Ihrem Meeting hat. Hund, Katze, Hamster und Maus sollten sicherheitshalber gleich in ein anderes Zimmer gebracht werden.
Genau wie bei einem klassischen Meeting, sollten Sie alle Unterlagen vorliegen haben. Zusätzlich können Sie den Bildschirm mit hilfreichen Klebezetteln mit Details des Meetings oder der Präsentation, die Sie unbedingt ansprechen wollen, bekleben. Und damit auch wirklich absolut nichts das Gespräch stört, sollten Sie Notizen auf Papier festhalten, da das Geräusch des Tippens vielleicht auf Dauer doch ein wenig an den Nerven des Gesprächspartners zehrt.
Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche Zeit im Homeoffice. Und das allerwichtigste: Bleiben Sie gesund!
Und falls Sie sich jetzt schon für Ihre nächste Präsentation per Videochat vorbereiten möchten, dann finden Sie Notizblöcke und Klebezettel hier bei uns.
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