So schreiben Sie das perfekte Meeting-Protokoll

In vielen Firmen ist es üblich, dass Meetings protokolliert werden. Ein Protokoll ist ein Dokument, in dem Diskussionspunkte, Entscheidungen und Maßnahmen eines Meetings festgehalten werden. Mit einem Protokoll werden Teilnehmer des Meetings daran erinnert, was Ihre nächsten Aufgaben sind. Auch kann das Protokoll weitergeleitet werden an Mitglieder des Teams, die nicht im Meeting anwesend waren. Protokolle sind also dazu da, um Meetings produktiver and nützlicher zu machen. Ohne ein Protokoll besteht die Gefahr, dass in Meetings immer das Gleiche besprochen wird ohne greifbare Ergebnisse. Soweit alles klar. Aber wie schreibt man eigentlich ein zweckmäßiges Protokoll?

Vor dem Treffen

Bevor das Meeting stattfindet, ist es wichtig, dass Sie die Tagesordnung für das Meeting an alle Teilnehmer schicken. Die Tagesordnung kann zusammen mit dem Moderator oder Sitzungsleiter erstellt werden. Wichtig ist dabei, dass der Moderator und Protokollführer nicht ein und dieselbe Person sind. Die folgenden Punkte sollten auf jedem Fall auf der Tagesordnung stehen:

• Was ist der Zweck des Treffens?
• Wo findet das Meeting statt?
• Wer nimmt an dem Treffen teil?
• Was wird in dem Treffen besprochen?
• Was muss vor dem Treffen vorbereitet werden?

Auf Grundlage der Tagesordnung können Sie eine Vorlage für das Protokoll erstellen. Das wird Ihnen helfen, während des Meetings strukturierte Aufzeichnungen zu machen.

Während des Treffens

Beim Protokollieren von Meetings geht es nicht darum, jedes Wort der Besprechung festzuhalten. Mit unserer Vorlage werden Sie nur die wichtigen Punkte aufzeichnen. Auf jeden Fall sollten Entscheidungen, nächste Schritte und Fragen, die weiter verfolgt werden müssen, in dem Protokoll stehen. Small Talk soll nicht mit aufgenommen werden. Jedoch wird die Detailgenauigkeit in jeder Firma anders sein.  Falls Sie sich unsicher sind, welche Punkte im Protokoll eingetragen sollten, fragen Sie am besten nach, wieviel Detail in Ihrer Firma verlangt wird. Nachfolgend finden Sie eine Liste mit allen möglichen Punkten, die für ein Protokoll relevant sein könnten. Mit Hilfe dieser Liste können Sie intern nachfragen, was für Ihre Firma wichtig ist in einem Protokoll.

• Datum und Ort
• Namen der Meeting-Teilnehmer und derjenigen, die nicht anwesend sein können, aber eine Kopie des Protokolls erhalten sollen
• Korrekturen / Ergänzungen zu früheren Sitzungsprotokollen
• Zielsetzung des Meetings
• Zu jedem Tagesordnungspunkt getroffene Entscheidungen, zum Beispiel:

o Vereinbarte Aufgaben

o Nächste Schritte

o Abstimmungsergebnisse (falls erforderlich, Angaben dazu, wer Anträge gestellt hat und wer den Antrag abgelehnt oder genehmigt hat)

o Beschlossene Maßnahmen

• Datum und Uhrzeit des nächsten Meetings
• Punkte, für die es keine Zeit gab und die geparkt und später nachverfolgt werden müssen
• Fragen, die beantwortet werden müssen

Nach dem Treffen

Schreiben Sie das Protokoll so früh wie möglich nach dem Meeting. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie alle Notizen noch vollständig verstehen. Der wichtigste Punkt nach dem Meeting ist, die Notizen zusammenzufassen und nur die wichtigsten Punkte an die Kollegen weiterzuleiten. Denken Sie daran, dass ein Protokoll nicht ein „Wer hat was gesagt?“-Dokument ist. Namen sollten – außer in der Teilnehmer- bzw. Kopieliste – nur im Protokoll aufgeführt werden, wenn sie an Aktionspunkte gebunden sind. Sobald Sie das Protokoll erstellt haben, ist es Zeit das Dokument an ihre Kollegen zu verteilen. Schicken Sie das Dokument an alle betroffenen Kollegen, auch diejenigen, die nicht am Meeting teilgenommen haben und aber trotzdem am Projekt teilnehmen.

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