5 Tipps für effizientes E-Mail-Management

Viele kennen es: Man bereitet sich auf einen wirklich produktiven Arbeitstag vor, und dann bekommt man eine E-Mail nach der anderen. Und während man sich mit der Flut an E-Mails beschäftigt, bleibt die Produktivität auf der Strecke, selbst wenn der Posteingang eigentlich nur unwichtige Nachrichten enthält. Dennoch kann allein das Wissen, dass wir ungelesene Nachrichten haben, ablenkend wirken. Wie kann man also effizientes E-Mail-Management betreiben, damit man auch bei Dutzenden von Nachrichten noch produktiv arbeiten kann?

„Ich möchte diese E-Mails nicht mehr erhalten“

Es ist der vermutlich einfachste Schritt, die Zahl der täglichen E-Mails und damit Ablenkungen zu reduzieren. Egal ob soziale Netzwerke, Business-Events, oder Newsletter – wenn wir uns für etwas anmelden, können wir erwarten, dafür mit automatisierten und nur selten interessanten E-Mails bombardiert zu werden. Allerdings haben diese E-Mails in der Regel auch einen Link ganz am Ende, mit dem man sie abbestellen kann. Teilweise hat man auch die Option, Benachrichtigungen anzupassen und nur einen Teil der E-Mails abzubestellen. Das bedeutet, Sie erhalten nur noch genau die E-Mails, die Sie tatsächlich interessieren, und Sie müssen Ihren Papierkorb nicht mehr alle 5 Minuten mit unnützem Spam belasten.

Die 2-Minuten-Regel

Sobald die Flut an E-Mails ein wenig eingedämmt wurde, gilt es, die noch vorhandenen Nachrichten zu organisieren und effizient abzuarbeiten. Hier kommt die 2-Minuten-Regel ins Spiel. Dabei teilen Sie jegliche E-Mails in Ihrem Postfach in zwei Kategorien auf: Einerseits haben Sie unternehmensinterne Nachrichten zu Firmenfeiern, Büroupdates oder anderen, relativ unwichtigen Ereignissen und Gesprächen. Diese Mails lassen sich recht schnell überfliegen und üblicherweise innerhalb von 2 Minuten lesen, beantworten und erledigen. Wenn eine Nachricht mehr als 2 Minuten für die Bearbeitung braucht, können Sie diese sammeln und einen späteren Zeitpunkt bestimmen, an dem Sie jegliche aufwendigen E-Mails abarbeiten.

Lästige Benachrichtigungen

Das klassische “Sie haben Post“ hat schon seit langer Zeit ausgedient, doch das Konzept einer hörbaren Benachrichtigung ist auch heute noch beliebt. Selbst wenn der Ton abgeschaltet ist, gibt es üblicherweise auch eine visuelle Benachrichtigung und eine Erinnerungshilfe, dass ungelesene Nachrichten auf Sie warten. Und wer kann schon produktiv arbeiten, wenn man konstant daran erinnert wird, dass andere Aufgaben nur einen Klick entfernt sind? Deshalb sollten Sie in Betracht ziehen, diese Benachrichtigungen komplett zu entfernen, und Ihren Posteingang zu bestimmten Zeiten oder in einem regelmäßigen Intervall zu öffnen. Das bringt mehr Struktur in Ihren Arbeitstag und lenkt nicht mit jeder neuen E-Mail von den eigentlich wichtigen Aufgaben ab.

Ordnung durch Ordner

Um den Posteingang effizient zu organisieren, sollten Sie sich unbedingt E-Mail-Ordner einrichten. Wie diese Ordner strukturiert sind und was sie enthalten, ist dabei Sache persönlicher Präferenz und somit jedem selbst überlassen. Jedoch sollten sie immer einem System folgen, das darin enthaltene E-Mails miteinander verbindet – sei es durch ihren Aufgabenbereich, Aufwand, Dringlichkeit, etc. Ein geordneter Posteingang hilft dabei, einen besseren Überblick über die eigenen Aufgaben und Prioritäten zu behalten, und den eigenen Terminplan dementsprechend anzupassen.

Automatisierung

Um einen wirklich guten Überblick zu behalten, kann man heutzutage einen großen Teil des E-Mail-Managements automatisieren. Besonders für eintönige Aufgaben kann man einen festen E-Mail-Entwurf erstellen, damit man nicht jeden Tag die selbe Nachricht schreiben muss. Sobald ein übersichtliches Ordnersystem besteht, kann man außerdem eingehende E-Mails automatisch in diese einsortieren. Falls also recht unwichtige Newsletter immer von der selben E-Mail-Adresse oder mit dem selben Betreff verschickt werden, kann man diese automatisch in Ordner mit niedriger Priorität einsortieren lassen. Dadurch lassen sich unwichtige Aufgaben ganz einfach auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, ohne von wichtigeren Dingen abzulenken.

Wie bewahren Sie einen Überblick über Ihre E-Mails? Tipps können Sie auf unserer Facebook-Seite oder Twitter hinterlassen!