So verbessern Sie Ihre Bürokommunikation

Für ein kleines Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern ist es ganz einfach, die Bürokommunikation offen, lustig und freundlich zu gestalten. Senden Sie eine persönliche E-Mail oder schauen Sie, wenn möglich, selbst bei dem Kollegen vorbei. Wenn dieses Unternehmen jedoch wächst und mit fast 100 Mitarbeitern (oder mehr!) multinational ist, gestaltet sich die Kommunikation etwas schwieriger.

Hier sind 7 Möglichkeiten, um Ihre Bürokommunikation in Ihrem Unternehmen auf den Punkt zu bringen.

Buddy-System

Die erste Woche in einem neuen Unternehmen kann eine nervenaufreibende Erfahrung sein, fast so, als würde man den ersten Schultag erneut erleben. Werden Ihre neuen Kollegen Sie mögen? Was soll ich anziehen? Mit wem soll ich zu Mittag essen? Es ist bereits nachgewiesen, dass die Einführung eines Office Buddy-Systems für neue Angestellte den Stress in dieser ersten Woche reduziert, die Kommunikation zwischen den Abteilungen erhöht und Freundschaften außerhalb der Arbeit fördert. Das Buddy-System ist eine der einfachsten Ideen, die Produktivität von Neuzugängen zu steigern.

Erfolg mit allen teilen

Das wird vom mittleren und oberen Management leicht übersehen. Es geht schnell, jemanden für einen Fehler zu verurteilen, sodass wir oft vergessen, einen Erfolg mit dem Team zu teilen, das dazu beigetragen hat. Eine einfache Glückwunsch-Mail oder ein Kuchen kann ein Team dazu bringen, sich eingebunden zu fühlen. Dies funktioniert besonders gut mit Mitarbeitern, die keine Boni erhalten.

Telefonfreie Besprechungen

Nicht jedes Meeting ist auf Biegen und Brechen durchzuführen und es ist fast unmöglich, körperlich und geistig anwesend zu sein, wenn Ihr Mobiltelefon Sie klingelnd daran erinnert, dass Sie dringendere Angelegenheiten erledigen müssten. Es hat sich gezeigt, dass telefonfreie Meetings Besprechungen nicht nur beschleunigen, sondern auch verbessern, da alle Anwesenden das gleiche Ziel verfolgen.

Digitale Vorschlags-Box

Nicht alle Tipps zur Verbesserung der Bürokommunikation müssen bahnbrechend sein. Eine anonyme Vorschlags-Box kann den Unterschied im Büro ausmachen. Es ermöglicht den Angestellten, etwas zu sagen ohne Angst zu haben, verurteilt zu werden. Leider können Manager in Unternehmen wie Türsteher agieren, die ein Thema oder einen Vorschlag nicht als relevant oder wichtig erachten. Durch das Einbringen eines Google-Formulars, eines Survey Monkeys oder einer beliebigen Website, die diese Funktion ermöglicht, kann sich selbst die kleinste Stimme des Unternehmens Gehör verschaffen.

Firmenveranstaltungen

Je größer Ihr Unternehmen wird, desto schwieriger kann es sein, alle Personen einmal in der Woche, einmal im Monat oder sogar einmal im Jahr an einen Besprechungstisch zu bekommen. Es kann schon ein logistischer Albtraum sein, 10 Leute für eine Stunde zu versammeln, mal ganz abgesehen von 100! Mit so vielen Programmen, die kostenloses und privates Streaming/Broadcasting ermöglichen, können Sie mit einem ganzen Unternehmen in Kontakt treten, ohne dass jemand seinen Schreibtisch verlassen muss. Der Einsatz von Slack kann dazu beitragen, ein offenes Forum für das Meeting zu schaffen.

Nutzen Sie die vorteilhaften Clouds

Es gibt nichts Verschwenderischeres oder Unordentlicheres, als verschiedene Versionen derselben Datei hin und her zu schicken. Ob es zwischen Ihnen und einem Teammitglied oder Ihnen und einem Kunden hin und her geht, Sie können sich sicher sein, dass mindestens einmal pro Projekt jemand enttäuscht, verwirrt oder verärgert sein wird, wenn die falsche oder veraltete Version der Datei gesendet wird (ganz zu schweigen von den oft ständig wachsenden Dateinamens-Katastrophen). Dank der Cloud-Sharing-Software wie Google Docs und Dropbox ist es möglich, dass mehrere Benutzer gleichzeitig ein Dokument ändern können. Diese Cloud-basierte Software beschleunigt die Produktivität unendlich, denn Sie müssen nicht mehr warten, dass die Datei zurückgeschickt wird, damit Sie weitermachen können. Sie können nun gleichzeitig daran arbeiten und sich gegenseitig nachverfolgbare Kommentare senden, ohne eine einzige E-Mail senden zu müssen. Wenn Sie Google Docs oder Googles eigene Version von Excel noch nicht verwendet haben, um an einem Projekt zu arbeiten, dann haben Sie noch nicht richtig gelebt!

Halten Sie Ihr Unternehmen über die neuesten Updates und Neuigkeiten auf dem Laufenden.

Nichts ist schlimmer, als schlechte Neuigkeiten über Ihr Unternehmen von Außerhalb zu hören. Für ein Unternehmen sieht es nie gut aus, wenn Ihre Konkurrenz über die aktuellsten Neuigkeiten in Ihrem eigenen Unternehmen informiert ist, bevor Sie es sind. Versuchen Sie jede oder jede zweite Woche aktuelle Mitteilungen an das Team zu versenden. Auch wenn die Nachrichten für manche langweilig erscheinen, könnten sie jedoch für andere von entscheidender Bedeutung sein.

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