Effiziente Planung ist das A und O
Folgendes kennst du bestimmt: Auf deinem Schreibtisch stapeln sich die Aufgaben. Du weißt gar nicht, womit du zuerst anfangen sollst. Doch was vor dir liegt wie ein unüberwindbarer Berg, lässt sich mit schlauer Planung gut bewältigen. Wir zeigen dir daher ein paar hilfreiche Strategien für ein gutes Zeitmanagement.
Das Pareto-Prinzip
Berühmt ist das Pareto-Prinzip, auch als „80-20-Regel“ bekannt. Es hat seinen Namen vom italienischen Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto erhalten. Er stellte bei der Betrachtung des Vermögens seines Landes fest, dass rund 20 Prozent der Familien rund 80 Prozent des Vermögens besaßen. Pareto schloss daraus, dass nur rund 20 Prozent der Ursachen 80 Prozent des Ergebnisses erzielen. In Bezug auf Zeitmanagement bedeutet das: In 20 Prozent der Zeit lassen sich 80 Prozent der Aufgaben erledigen – also mit wenig Aufwand viele Ergebnisse erreichen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass diese Zeit auch richtig genutzt wird. Dafür bedarf es einer optimalen Vorbereitung. Wenn du an deiner To-Do-Liste sitzt, ruf dir also beim Überlegen der nächsten Aufgabe ins Bewusstsein, dass du für 80 Prozent deiner Aufgaben wahrscheinlich nur 20 Prozent deiner Gesamtzeit benötigst. Klopfe deine Projekte daraufhin ab, welche am wichtigsten sind, und gehe diese zuerst an. So kannst du dann das bestmögliche Ergebnis mit wenig Zeitaufwand erzielen.
Eine durchdachte To-Do-Liste
Damit deine To-Do-Liste dir auf effiziente Weise hilft, solltest du darauf nicht einfach alles unsortiert notieren und dann der Reihe nach abarbeiten. Nummeriere die einzelnen Aufgaben nach Priorität und schreibe dazu, wie viel Arbeitszeit du dafür einplanst. So kannst du dein Tagespensum mit Blick auf deine Zeit und Energie realistischer planen und packst die Liste nicht zu voll. Hast du große Aufgaben zu stemmen, ist es hilfreich, diese in kleinere zu unterteilen. Dann kannst du durchstreichen, was du schon geschafft hast, und bist gleich motivierter, was die noch zu erledigenden Schritte angeht. Abhaken ist aber nicht nur gut fürs eigene Erfolgsgefühl. Dabei kannst du auch gleich überprüfen, ob du noch innerhalb deines Zeitplans bist. Brauchst du noch die richtigen Utensilien, um deine Liste zu entwerfen? Wir haben da genau das Richtige für dich!
Monotasking statt Multitasking
Es ist ein Mythos, dass Multitasking effizient ist. Vielmehr ist das Gegenteil der Fall. Wenn du mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigst, muss dein Gehirn dauernd umschalten, um sich der anderen Angelegenheit zu widmen. Es dauert aber jedes Mal eine Weile, bis es sich neu orientiert hat. Deshalb kostet Multitasking letztlich mehr Zeit.
Setze daher lieber auf Monotasking. Damit das auch im Angesicht vieler To-Dos gelingt, nimm dir die wichtigsten Dinge am besten als Erstes vor und versuche dir dafür eine unterbrechungsfreie Zeit zu reservieren. Falls es deine Arbeit zulässt, bitte deine Kollegen, dich dann nicht zu stören, und schau auch nicht in dein E-Mail-Postfach. Vielleicht ist es für dich sinnvoller, weniger herausfordernde Tätigkeiten, wie Verwaltungsaufgaben oder das Beantworten von E-Mails, auf eine Zeit zu legen, in der du ohnehin ein kleines Energietief hast.
Unabhängig davon, welche Zeitmanagement-Methode dir hilft, deine Arbeit erfolgreich, effizient und motiviert zu erledigen, eins ist immer gleich: Kalender, Jahresplaner oder Organizer sind unentbehrlich. Du bist damit noch nicht ausgestattet? Wir bieten dir eine große Auswahl. Schau gleich mal in unserem Shop vorbei.
