Immer up to date: So verpasst du keine Deadline mehr
Immer up to date: So verpasst du keine Deadline mehr
Leidest du auch unter Aufschieberitis? Zu Beginn sieht es so aus, als ob du noch massig Zeit hast, bevor du ein Projekt, eine Arbeit oder Ähnliches einreichen musst. Doch die Deadline rückt schnell näher und ehe du dich versiehst, hast du sie verpasst. Das ist oft sehr unangenehm und zieht gegebenenfalls schwere Konsequenzen nach sich. Doch manche Fristen gehen im stressigen Arbeitsalltag schnell mal unter. Damit dir das nicht passiert, haben wir zehn hilfreiche Tipps für dich zusammengefasst, mit deren Hilfe du jede Deadline im Blick behältst.
1. Halte Deadlines immer schriftlich fest
Wenn du eine Deadline telefonisch oder im Gespräch vereinbart hast, solltest du im Anschluss eine E-Mail hinterhersenden, um das Besprochene schriftlich festzuhalten. Das signalisiert deinem Gegenüber nicht nur, dass du die Frist ernst nimmst, sondern hilft dir auch dabei, sie nicht zu vergessen. Damit du stets den Überblick behältst, empfiehlt es sich zudem, alle wichtigen Punkte handschriftlich zu notieren. Ganz wichtig: Hebe die Deadline im Kalender hervor – eine Auswahl an Kalendern findest du hier.
2. Sei dir der Ziele und Konsequenzen bewusst
Bei einigen Projekten wird erst später deutlich, welcher Teil des Auftrags unklar oder verwirrend ist. Bevor du loslegst, muss das Ziel feststehen. Kläre genau ab, was dein Gegenüber bis zum Ende der Frist von dir erwartet. Dabei solltest du dafür sorgen, dass beide Seiten die Erwartungen kennen, um Missverständnissen vorzubeugen. Sei dir außerdem der Konsequenzen bewusst, die womöglich auftreten, wenn du die Deadline versäumst.
3. Versprich nichts, was du nicht halten kannst
Bevor du eine Deadline vereinbarst, musst du sie kritisch abwägen. Dazu gehört es auch, mal Nein zu sagen oder – falls möglich – das Projekt weiter nach hinten zu schieben. Wenn du bereits sehr ausgelastet bist, hat niemand etwas davon, wenn du dir noch zusätzliche Arbeit auferlegst, die du nicht schaffst. Dein Gegenüber weiß deine ehrliche Einschätzung sicher mehr zu schätzen als eine verpasste Deadline.
4. Mit Puffer und Problemen rechnen
Vereinbare Deadlines stets realistisch und lasse dich auf keine Fristen ein, die nur eventuell passen. Damit du deine Arbeit in guter Qualität pünktlich abliefern kannst, brauchst du einen zeitlichen Puffer. So bleibt dir noch genügend Zeit für eigene Anpassungen, weitere Korrekturschleifen und für Probleme, die kurzfristig auftreten. Schließlich kann immer mal etwas passieren, mit dem du nicht rechnest, selbst bei vermeintlich einfachen Projekten..
5. Setze dir Prioritäten
Du kannst jeden Auftrag wie ein kleines Projekt betrachten, das innerhalb eines bestimmten Zeitraumes erledigt sein muss – dementsprechend solltest du dir deine Prioritäten legen. Teile die einzelnen Aufgaben eines Projekts auf und setze für alle Zwischenschritte eigene Deadlines und Prioritäten. Um diese festzuhalten, kannst du gut mit Haftnotizen arbeiten. Überlege dir vorab, welche Vorgehensweise am meisten Sinn ergibt und welche Aufgabe zuerst erledigt werden muss. So gelangst du Schritt für Schritt ans Ziel.
6. Fokussiere dich und lasse dich nicht ablenken
Konzentration und Fokus sind das A und O, wenn du eine Deadline einhalten willst. Deshalb solltest du Ablenkung vermeiden. Suche dir einen ruhigeren Ort, wenn du beispielsweise in einem Großraumbüro arbeitest. Sollte dir kein Rückzugsort zur Verfügung stehen, können Kopfhörer oder Ohrstöpsel Abhilfe schaffen. Dasselbe gilt für dein Home-Office – schaffe dir das richtige Umfeld, das du für die nötige Konzentration brauchst.
7. Gönne dir kurze Pausen
Wenn deine Konzentration doch einmal nachlassen sollte, hilft dir eine kurze Pause! Fünf Minuten frische Luft oder ein paar Mal durchatmen mit einem Getränk deiner Wahl können oft wahre Wunder bewirken. Auch ein bisschen Bewegung schadet nicht. Drehe also gerne eine Runde um den Block. Im Büro hilft außerdem ein kurzer Austausch mit den Kollegen.
8. Sorge früh genug für Unterstützung
Wenn du Hilfe brauchst, um eine Deadline einhalten zu können, ist das kein Grund zur Panik. Sorge früh genug dafür, dass du jemanden in der Hinterhand hast, der dich notfalls unterstützt. Kläre als erstes ab, welche Aufgaben du am besten abgibst und welche Aufgaben du selbst übernimmst. Informiere alle Beteiligten rechtzeitig und biete im Zweifel direkt eine Alternative an, wenn es doch zu Verzögerungen kommt.
9. Überlege dir stets einen Plan B
Auch wenn deine Planung noch so gut und die Deadline weit entfernt ist, kann – ganz nach Murphys Law – immer etwas schief gehen. Deshalb schadet es nie, sich einen Plan B zu überlegen. Auch hier gilt es, das Ganze frühzeitig zu kommunizieren und es nicht darauf ankommen zu lassen.
10. Belohne dich selbst
Wie wäre es mit einer kleinen Belohnung als Motivations-Booster? Mit einer schönen Aussicht geht dir die Arbeit sicher leichter und schneller von der Hand. So kannst du aus einer Deadline etwas machen, was dir Freude bereitet, anstatt dich vor ihr zu einschüchtern zu lassen! Was wäre eine geeignete Belohnung, für die du dich gerne ins Zeug legst? Bei der Arbeit könnten das beispielsweise Schokolade oder Kekse sein.
