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Minenfeld Meeting: Was tun, wenn alles schiefgeht?

Minenfeld Meeting: Was tun, wenn alles schiefgeht?

„I’ve got 99 problems but a meeting ain’t one.“

Die Sekretärin bringt die Schnittchen rein, der Beamer für die Präsentation fährt hoch und so langsam aber sicher füllen sich die Stühle rund um den langen Tisch – es ist an der Zeit für ein Meeting.  Natürlich will man gerade in besonders wichtigen Besprechungen mit dem Chef oder einem großen Kunden nichts falsch machen und man versucht sich so gut wie in der Sonntagsschule zu benehmen. Aber häufig passiert es gerade in solchen Momenten, dass alles schief geht, was schief gehen kann: Kaffeeflecken auf dem Anzug, der Zug hat Verspätung und der USB-Stick mit der Präsentation hat sich in Luft aufgelöst. Jetzt heißt es tief durchatmen, Ruhe bewahren und Schadensbegrenzung betreiben. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, wie Ihr nächstes Meeting nicht zum Desaster wird.

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https://www.flickr.com/photos/smemon/

In ein paar Minuten fängt die wichtige Besprechung an, also schnell noch den Kaffee austrinken und… schon ist es passiert! Direkt auf der Brust prangt gut sichtbar ein riesiger Kaffeefleck und man weiß instinktiv, dass alle Kollegen nur auf den Fleck gucken werden und man am liebsten im Boden versinken möchten. Was nun? Falls Sie zu den Menschen zählen, die häufiger mal kleine Unfälle wie diesen haben, dann haben Sie vielleicht schon vorgesorgt und haben ein Ersatzhemd in der Schublade. Problem gelöst. Falls Sie allerdings meistens die Nahrungsaufnahme ohne Schwierigkeiten meistern und daher auf einen Kaffeeunfall nicht vorbereitet sind, dann ist jetzt Kreativität gefragt. Von Vorteil ist, dass man Flecken einfacher entfernen kann, je frischer sie sind.  Schnappen Sie sich eine Flasche Mineralwasser und mischen Sie das Wasser mit ein bisschen Spülmittel. Tupfen Sie diese Mischung dann ganz vorsichtig auf den Fleck. Die Kohlensäure löst den Kaffee auf und schwuppdiwupp ist der Fleck verschwunden, das Hemd wieder weiß und Ihnen bleiben peinliche Blicke während der Besprechung erspart.

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Nachdem Sie sich jetzt wieder trockengelegt haben, wollen Sie sich eigentlich nur noch schnell den USB-Stick mit Ihrem Vortrag schnappen und ins Meeting stürmen. Aber wo ist dieses USB-Teil bloß abgeblieben? Um sich das Gewühl durch den vollen Schreibtisch und den Stress der kurzfristigen Organisation eines Ersatz-USB-Sticks zu ersparen, sollte man seine Vorträge lieber gleich auf einem Online-Speichermedium wie Dropbox oder OneDrive ablegen. So zucken Sie das nächste Mal, wenn der USB-Stick mal wieder Verstecken spielt, nur locker mit der Schulter und rufen die Präsentation ganz einfach online auf.

Besonders wenn man selber ein Meeting plant, dann sollte man die Einladung dafür rechtzeitig verschicken und am besten auch direkt eine Agenda veröffentlichen, damit sich die Kollegen vorbereiten können. Ist man selber nur Teilnehmer eines Meetings, dann gehört es sich, eine definitive Zu- bzw. Absage zu schicken, damit der Gastgeber planen kann.  Was aber, wenn Ihr Zug Verspätung hat und Sie es nicht pünktlich zu der Besprechung schaffen? Wichtig ist hier zuerst einmal, dass Sie den Gastgeber informieren, damit das komplette Team nicht wie bestellt und nicht abgeholt auf Sie wartet. Gleichzeitig können Sie dann auch direkt mit Ihrem Gesprächspartner abklären, ob die Möglichkeit besteht Sie per Telefon zuzuschalten, damit Sie zumindest hören können, was besprochen wird. Sind Sie der Gastgeber des Meetings, dann wird es Zeit für das Ass im Ärmel: das Catering. Versuchen Sie schnell einen Mitarbeiter oder die Sekretärin zu erreichen, damit diese die wartenden Gäste bewirtet. Denn Kaffee, Tee und Schnittchen wirken meistens Wunder auf die Laune der Gäste und Ihre Unpünktlichkeit wird Ihnen hoffentlich dadurch nicht mehr ganz so übel genommen.

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Sie sind pünktlich angekommen, das Hemd ist sauber und Sie haben Ihre Präsentation zu Hause fünf Mal vor dem Spiegel geübt. Eigentlich kann jetzt nichts mehr schiefgehen, wären da nicht Ihre Nerven. Schon seit dem Morgen haben Sie ein flaues Gefühl im Magen und je näher das Meeting rückt, desto schummriger wird Ihnen. Es gibt allerdings ein paar Tricks gegen die Redeangst, mit denen Sie Ihre Nervosität im Zaum halten könne. Zuerst einmal ist Bewegung in diesem Fall Ihr bester Freund, da das im Körper automatisch den Stress abbaut. Und wenn Ihnen gerade nicht nach Bewegung ist, dann schnappen Sie sich ein paar Büroklammern und verbiegen Sie diese, was das Zeug hält. Das Verbiegen wirkt auf den Körper und den Geist wie eine Art Selbstregulierung und Sie entspannen sich dadurch automatisch. Sie sind damit nicht alleine, denn selbst erfahrene Politiker benutzen diesen Trick, um vor wichtigen Reden die Ruhe zu bewahren und sich zu sammeln. Und auch wenn Ihre Nervosität jetzt noch nicht ganz weg ist, ist das nicht weiter dramatisch. Ein bisschen Anspannung sorgt meistens für eine lebendigere Vorstellung der Präsentation, was durchaus gut ist, denn wenn der Redner schon fast einschläft, dann ist das Publikum schon lange am Schnarchen.

In unserer Infografik haben wir noch ein paar weitere Verhaltenstipps zusammengestellt, damit Ihr nächstes Meeting garantiert nicht zum Desaster wird und Sie negativ auffallen.

 

Mienenfeld Meeting

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Ob Haltemagnet oder Flipchart- Papier – hier finden Sie alles, was Sie für Ihre nächste Präsentation im Meeting brauchen.

Kaffeeflecken auf dem Anzug, der Zug hat Verspätung und der USB-Stick mit der Präsentation hat sich in Luft aufgelöst. Jetzt heißt es tief durchatmen.
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