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5 Tipps wie Sie smarter, statt länger arbeiten

5 Tipps wie Sie smarter, statt länger arbeiten

In Österreich finden derzeit Debatten über die Erhöhung der legalen Arbeitszeit von maximal 10 auf bis zu 12 Stunden statt. Unterdessen gab es in Schweden ein Pilotprojekt, in dem untersucht wurde, wie ein 6 Stunden-Arbeitstag die Produktivität steigern und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zugleich erhöhen kann. Wir haben uns aus diesem Anlass angesehen, wie man mit der richtigen Planung so viel wie möglich in möglichst kurzer Zeit erledigen kann.

Entscheidend für den optimalen Output: Steigerung der Effizienz bei der Arbeit

Die meisten Menschen kennen das: Am Ende des Tages haben wir das Gefühl, pausenlos gearbeitet zu haben – doch unterm Strich haben wir nicht wirklich viel erledigt. Das Verhältnis zwischen Input und Output stimmt einfach nicht so ganz. Wer seine Produktivität entscheidend erhöhen will, der muss vor allem bei der Effizienz ansetzen. Denn nicht selten kann man, wenn man auf die richtigen Dinge achtet, mit demselben Einsatz wesentlich mehr Ergebnisse erzielen. Fünf Faktoren können dabei helfen, die Effizienz bei der Arbeit zu steigern:

  1. Strukturen schaffen

Eines der wichtigsten Dinge, die man beachten sollte, wenn man die Effizienz beim arbeiten steigern möchte, ist Strukturen in den Arbeitsalltag zu bringen. Denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Wenn wir uns stets zumindest an grobe Abläufe halten, können wir unsere Produktivität entscheidend steigern. Viele erfolgreiche Menschen, wie etwa der Unternehmer Elon Musk, oder der Schriftsteller Stephen King, schwören auf einen täglich gleichen Tagesablauf.

Dabei ist auch wichtig, wie man den Ablauf genau plant. So kann es für Menschen, die nur schwer in die Gänge kommen, sinnvoll sein, nicht gleich voll los zu legen, sondern den Tag etwa mit leichter Arbeit wie Emails checken zu beginnen. Tragen Sie Ihre Struktur in den Kalender ein!

Durch die tägliche Routine nimmt man sich selbst gleich eine der wichtigsten Gründe ab, zu prokrastinieren: Nämlich zu entscheiden, was man als nächstes tun soll. Diese Entscheidungen können nicht nur mitunter viel Zeit in Anspruch nehmen, sondern wirken auch ermüdend auf uns. Und unsere täglich limitierte Fähigkeit, Entscheidungen zu fällen, sollten wir uns zudem idealer Wiese besser für wichtige Dinge aufheben.

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  1. Monotasking

Längst konnte nachgewiesen werden, dass Multitasking nicht nur ineffizient ist, sondern auch schlechtere Ergebnisse hervorbringt. Aus diesem Grund sollte man sich, vor allem wenn es um wichtige Dinge geht, genau darauf und auf sonst nichts anderes konzentrieren. Dies bedeutet beispielsweise auch, während einer bestimmten Aufgebe kein E-Mails zu checken und auch keine Telefonanrufe entgegen zu nehmen.

Man sollte also, etwa wenn man an einem wichtigen Projekt arbeitet, das E-Mail-Programm schließen und sein Telefon abschalten. Denn schon ein eingehender Anruf kann einen entscheidend aus den Gedanken reißen, wodurch das Gehirn wieder Zeit benötigt, um sich neu zu vertiefen.

Selbstverständlich wirkt gerade dieser Tipp wie aus der Zeit gefallen in Zeiten von Notifications und ständiger Verfügbarkeit durch Smartphones. Es ist jedoch, wenn man auf Experten hört, eine Tatsache, dass uns diese Dinge nicht produktiver machen, sondern genau das Gegenteil bewirken.

Also: Wenn man es wirklich ernst meint mit der Effizienzsteigerung, dann sollte man alle Benachrichtigungen am Smartphones deaktivieren – zumindest, wenn man arbeitet.

  1. Produktiv durch Pausen

Es scheint zwar paradox – doch Pausen machen uns produktiver. Stattdessen sieht für die meisten der Arbeitsalltag ganz anders aus: Pausen und Ruhephasen werden immer mehr gestrichen, sodass Hektik und Stress ein fast schon täglicher Begleiter im Office sind. Dabei funktioniert unser Gehirn dann am besten, wenn wir regelmäßig Pausen machen. Dies weiß man schon in der Schule und auf Universitäten – im Büro hat sich diese Tatsache jedoch scheinbar nicht herumgesprochen. Ideal ist Studien zufolge eine Unterbrechung der Arbeit alle 90 Minuten.

In vielen Fällen ist es jedoch leichter gesagt als getan – denn Dinge, die einem zur sofortigen Erledigung aufgetragen werden, kann man oft schwer einfach verschieben. Wenn es aber irgendwie möglich ist, dann sollte man sich tatsächlich streng an einen Pausenplan halten, denn nur dann können sich Körper und Geist ausreichend erholen, um den ganzen Tag über produktiv zu bleiben. Unterm Strich wird man so sehr wahrscheinlich mehr erledigen, als hätte man ohne Pause durchgearbeitet. Vermerken Sie also Pausen in Ihrem Planer, und halten Sie sich daran!

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  1. To-Do-Listen clever einsetzen!

Eine To-Do-Liste kann äußerst sinnvoll sein, um in einer mitunter chaotischen Arbeitswoche den Überblick darüber zu bewahren, was die wirklich wichtigen Dinge sind, die es zu erledigen gilt. Denn in der Hektik des Alltags ist es kein Wunder, wenn man hier ein bisschen den Fokus verliert.

Am besten erstellt man zu Beginn der Woche eine Liste mit den wichtigsten Dingen. Diese bricht man am besten in kleinere Tasks auf, die sich dann effektiv abarbeiten lassen. Man sollte allerdings doch darauf achten, sich nicht zu viel vorzunehmen. Denn eine unrealistisch lange To-Do-Liste kann zusätzlichen Stress verursachen, und einen selbst überfordern, wenn man mit den eigenen Zielen nicht mithalten kann.

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  1. Mut haben, Jobs abzulehnen

Wenn man mit Arbeit überhäuft ist, fällt es schwer, cool zu blieben. Das Resultat ist nicht selten, dass mit den eigenen Aufgaben überforderte Menschen dazu neigen, unterm Strich auch weniger zu erledigen. Deshalb sollte man solche Aufgaben, die nicht unmittelbar wichtig sind, einfach ablehnen, auch wenn es mitunter Mut erfordert. Sie werden durch solche Entscheidungen in mehrfacher Hinsicht profitieren: Sie können sich so nicht nur auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren und diese entspannt abarbeiten. Weiters werden Sie auf andere besonders selbstbewusst wirken, wenn Sie Aufgaben ablehnen – und sich auch selbstbewusster fühlen! Dies kann sich wiederum nur positiv auf Ihre Karriere auswirken!

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Welche Tricks verwenden Sie, um in der Arbeit produktiver zu sein? Wir freuen uns, wenn Sie uns auf Facebook-Seite oder Twitter schreiben.

Eine der wichtigsten Dinge, die man beachten sollte, wenn man die Effizienz bei der Arbeit steigern möchte, ist Strukturen in den Arbeitsalltag zu bringen.
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