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Die E-Mail – Etikette fürs Büro

Die E-Mail – Etikette fürs Büro

Trotz den sich auf dem Vormarsch befindenden modernen Sozialen Medien wie Facebook, Instagram und Co. nutzen wir, besonders im geschäftlichen Umfeld, immer noch die täglich E-Mail als Kommunikationsmittel. Auch im Privaten ist das technische Hilfsmittel mit dem @-Zeichen nicht mehr aus unserem Leben wegzudenken. Eine Studie aus diesem Jahr zeigt, dass allein in 2017 mehr als 260 Milliarden Mails versandt wurden und der Trend lange noch nicht vorbei ist. So sagt eine Prognose derselben Studie voraus, dass in 2020 mehr als 300 Milliarden Mails weltweit versendet werden. So praktisch die E-Mail auch ist, so leicht drückt es sich vorschnell auf den „Senden“ Button und die unfertige Mail mit dem nicht ganz ausgefeilten Inhalt ist weg- unwiederbringlich. Damit Sie diese Situation und Missverständnisse mit den Kollegen, dem Chef oder Kunden vermeiden, haben wir für Sie die folgenden Tipps zusammengefasst.

Ist die E-Mail die korrekte Option?

Nichts ist wohl nerviger, als eine E-Mail, die unnötigerweise geschrieben wurde. Daher sollten Sie sich immer überlegen, ob das Schreiben der Mail in der Situation, in der sie sich befinden auch die richtige Lösung ist. Sollte es z.B. um ein komplexes Thema in der Mail gehen, bei dem mehrmaliges Hin-und Herschreiben vonnöten sein sollte, klären Sie mit dem Kollegen oder Kunden besser die wichtigsten und komplexesten Dinge im Zwiegespräch oder am Telefon. Eine E-Mail mit den wichtigsten Punkten kann im Anschluss als Übersicht geschickt werden. Auch bei Glückwünschen oder Beileidschreiben, sollten Sie lieber keine E-Mail schreiben.

Hände schreiben E-Mails

Niemals eine Mail ohne Betreff versenden

Eine Mail ohne Betreff wird schnell mal aussortiert, denn der Empfänger weiß nicht was das Thema der Konversation ist oder ob es wichtig und von Interesse ist. Daher sollte das Betreff-Feld nicht nur ausgefüllt, sondern aussagekräftig ausgefüllt werden. So sticht Ihre Mail heraus und Sie können schneller eine Antwort erwarten. Außerdem sollten Sie die E-Mail-Konversation später einmal in Ihrem Postfach suchen wollen fällt es einfacher wenn Sie ein wichtiges Stichwort in den Betreff geschrieben haben.

Überprüfen Sie Grammatik und Rechtschreibung

Eine Mail voller Fehler liest sich nicht gut und wird schnell aussortiert. Die meisten E-Mail-Programme haben entsprechende Funktionen um die Rechtschreibung zu überprüfen und da dies bekannt ist, werden Rechtschreibfehler des Senders als Fahrlässigkeit übelgenommen. Der Empfänger nimmt an, dass der Sender der Mail sich einfach nicht genug Zeit genommen hat oder die Mail einfach nicht wichtig genug ist. Also: immer noch einmal Korrektur lesen, bevor Sie auf den Senden-Button drücken und die Mail weg ist. Ganz wichtig: achten Sie auf jeden Fall auch darauf, dass der Name des Empfängers richtig geschrieben ist und Sie nicht eine Dame als „Herr“ anschreiben und umgekehrt. Das sorgt in jedem Fall für Unmut beim Empfänger.

Ungelesene Mails im Posteingang

In der Kürze liegt die Würze – fassen Sie sich kurz

Viele von uns ertrinken täglich in einer Flut aus E-Mails. Machen Sie es daher dem Adressaten einfach und schreiben Sie alles was kommuniziert werden muss möglichst kurz und so, dass es leicht zu verstehen ist. Verzichten Sie, wenn möglich, auf ellenlange Ausführungen oder Bandwurmsätze. Am besten teilen Sie das Geschriebene in Absätze ein, sodass es sehr übersichtlich ist. In der Regel gilt: alles was nicht auf eine A4 Seite passt, gehört nicht in eine Mail. Vor allem, weil das Lesen von E-Mails an mobilen Geräten immer mehr zur Normalität wird, sollten Mails möglichst kurzgehalten werden, da das Lesen sonst zur Qual am Handy wird.

Am besten keine Kürzel nutzen

Gängige E-Mail-Abkürzungen unter den Kollegen, bei denen jeder weiß, was gemeint ist, sind selbstverständlich kein Problem, allerdings sollte besonders bei geschäftlicher Korrespondenz darauf geachtet werden, dass alles ausgeschrieben wird. Das „LG“ anstatt „Liebe Grüße“ kann vielleicht nett gemeint sein, allerdings beim Empfänger negativ ankommen. Es suggeriert möglicherweise, dass Sie sich einfach nicht die Zeit nehmen um alles auszuschreiben, die Mail also einfach nicht wichtig genug ist.

Mann kratzt sich am Kopf und wundert sich über E-Mails

Keine Lesebestätigung anfordern

Auch wenn es natürlich möglich ist, sollte die Nutzung der Lesebestätigung mit Bedacht genutzt werden. Warum sollten Sie diese Funktion auch nutzen wollen? Schließlich ist sie keine Versicherung, dass der Empfänger Ihre Mail auch wirklich gelesen geschweige denn auch beantworten wird. Es kann allerdings den Empfänger stören, wenn die Lesebestätigung-Meldung auf dem Bildschirm erscheint, nimmt sich der Sender etwa zu wichtig? So könnte sich die Antwort auf Ihre Mail verlängern und damit haben Sie sicher nicht das erreicht, was Sie ursprünglich erreichen wollten.

Mit unseren Tipps sollen Ihnen durch den Büro-Alltag helfen. Es sollte aber auch beachtet werden, dass jede Firma und sogar verschiedene Abteilungen in einer einzigen Firma ihre eigenen Kommunikationsregeln haben, die zu beachten sind.

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Damit Sie garantiert bei jeder Mail die korrekte Rechtschreibung verwenden, haben wir den Duden für Sie im Sortiment.

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Eine Studie aus diesem Jahr zeigt, dass allein in 2017 mehr als 260 Milliarden Mails versandt wurden und der Trend lange noch nicht vorbei ist.
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